يتم تسجيل الفواتير ومعلوماتها في النظام. يمكن للنظام تحديد ما إذا كانت الفواتير شاملة للضريبة أم غير شاملة للضريبة ويمكنه توفير تقارير وتحليلات تفصيلية حول التكاليف والإيرادات بما في ذلك الضرائب.

تتبع التكاليف: يمكن لنظام المشتريات تتبع التكاليف المرتبطة بكل عملية شراء. يمكن تعيين تكاليف الأصناف المختلفة وتحديد التكلفة الإجمالية لكل عملية شراء.

تحليل الأداء: يمكن استخدام نظام المشتريات لتحليل أداء الشراء لكل مركز أو قسم. يمكن تحليل الإنفاق وتحديد الأقسام الأكثر كفاءة وتلك التي تحتاج إلى تحسين.

تحسين إدارة المخزون: يمكن استخدام نظام المشتريات لتحسين إدارة المخزون وتحديد الأصناف التي تحتاج إلى تجديد الطلب أو تقليله. يمكن مقارنة الشراء والتكلفة واستخدامها في اتخاذ قرارات شراء المخزون.

توفير الشفافية: من خلال تعيين التكاليف إلى كل عملية شراء، يمكن للمؤسسة تحقيق مستوى أعلى من الشفافية في توزيع التكاليف وتحديد التكاليف الدقيقة لكل عملية.

تقييم الربحية: يمكن استخدام نظام المشتريات لتقييم الربحية لكل مورد أو عملية شراء. يمكن تحليل الإنفاق والتكاليف وتحديد الأصناف الأكثر ربحية وتلك التي تحتاج إلى تعديلات.

تقدير التكاليف المستقبلية: يمكن استخدام نظام المشتريات لتقدير التكاليف المستقبلية للمواد أو الخدمات. يمكن استخدام هذه المعلومات في عمليات التخطيط واتخاذ القرارات المالية المستقبلية.